MANAGEMENT: POACE

POACE adalah langkah-langkah yang harus dilakukan saat menjalankan sebuah kegiatan. Langkah tersebut terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (persiapan), Actualizing (Pelaksanaan), Controling (pengontrolan) dan Evaluating (evaluasi).

PLANNING

Langkah awal yang tidak boleh ditinggalkan sebelum mengadakan kegiatan adalah perencanaan (Planning). Ada ungkapan “Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan kalah dengan keburukan yang terencana dengan baik”. Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut.

Perencanaan yang baik tidak dilakukan oleh banyak orang, tetapi hanya dilakukan oleh mereka yang dalam posisi sebagai konseptor. Semakin banyak kepala yang berpikir, belum tentu menjadi nilai lebih. Tetapi terkadang malah memperlama proses pengonsepan kegiatan karena semakin banyak pihak yang terlibat, akan semakin sulit menyatukan pandangan. Hendaknya yang menjadi konseptor adalah orang yang benar-benar memiliki kemampuan dan pemahaman terhadap kegiatan yang akan diadakan.

Dalam tahap ini dihasilkan konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan time schedule. Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan makukan persiapan sesuai tugas masing-masing.

ORGANIZING

Jika langkah perencanaan telah selesai, lalu hasilnya dibawa ke kelomok yang lebih besar. Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Disamping kekurangan SDM bisa memnjadi masalah, kelebihan yang terlalu banyak juga bisa menimbulkan masalah. Karena mengatur banyak orang lebih sulit dari pada sedikit orang. Masalah juga bisa timbul dari sisi biaya, yang seharusnya bisa lebih hemat jika yang terlibat tidak terlalu banyak.

Peran pemimpin dalam kepanitiaan sangat penting. Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang dipimpinnya agar mempersiapkan setiap detai yang telah direncanakan. Sehingga pada tahap berikutnya berjalan dengan lancar. Ingat istilah:

If you failed to prepare, you prepare for failed.

Jika kamu gagal dalam mempersiapkan, sama saja dengan mempersiapkan kegagalan.

ACTUATING

Actuating adalah tahap pelaksanaan kegiatan. Jika pada dua tahap sebelumnya dilakukan dengan baik, maka pada tahap ini akan lebih mudah. Sekalipun terkadang juga ada hambatan yang tidak diduga sebelumnya. Untuk menghadapi hal seperti itu, perlu dilakukan langkah berikutnya.

CONTROLING

Tugas utama pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.

Dalam kepanitiaan, bila diperlukan bisa dibentuk seksi khusus yang membantu pemimpin kegiatan untuk melakukan tugas ini.

EVALUATING

Jika seuruh kegiatan telah selesai, langkah inilah yang dilakukan. Maksudnya untuk mengumpulkan dan meng-”arsip” setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi.Evaluasi menimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan.Evaluasi juga merupakan salah satu sarana “controling” ketika kegiatan berlangsung.

Jika setiap tahap POACE di atas dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih pasti. Pemimpin tentu saja tidak pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang setiap tahap dari Planning hingga Evaluating menjadi tanggung jawab utama pemimpin.